課題：担当者依存の給与計算と紙書類の山

この建設会社では、創業以来ずっと特定の社員が給与計算を担当しており、そのノウハウはほぼすべてその方の頭の中にしかない状態でした。毎月の給与締め処理には丸3日以上かかり、残業も常態化。さらに建設業特有の複雑な手当計算（現場手当・危険手当・出張手当など）が多く、Excelでの管理には限界が来ていました。

  • 担当者が休むと給与計算が完全にストップするリスク
  • 勤怠記録が紙の出勤簿のみで、過去データの確認が困難
  • 各種控除（社会保険・雇用保険）の計算ミスが散発
  • 給与明細を紙で印刷・手渡しするため、配布に手間がかかる

支援の流れ

① 業務整理と標準化（1〜2ヶ月目）

まず担当者への詳細なヒアリングを行い、頭の中にある計算ルールをすべて文書化。建設業特有の複雑な手当ルールを整理し、誰でも理解できるマニュアルとして形式化しました。

② クラウド給与システムの選定と設定（2〜4ヶ月目）

建設業の多様な手当に対応できるクラウド給与システムを選定。勤怠管理システムとの連携設定を行い、出退勤データが自動で給与計算に反映される仕組みを構築しました。

③ 切り替えとサポート（5ヶ月目〜）

並行運用を1ヶ月実施した後、本番環境へ切り替え。電子給与明細の配信設定も完了し、全社員がスマートフォンで給与明細を確認できるようになりました。

成果

給与計算にかかる時間が従来比60%削減。紙の給与明細の印刷・配布作業も完全になくなり、担当者の負担が大幅に軽減されました。また、業務マニュアルの整備により、担当者が不在でも他のスタッフが対応できる体制が整いました。

担当者のコメント

「20年間ひとりで抱えてきた給与計算が、こんなに楽になるとは思いませんでした。万が一自分が倒れても会社が回るようになったのが一番の安心です。」
— 総務担当 主任